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Visualización de data y dashboarding. Parte 1. Cómo empezar?

20 de febrero de 2020
yvina

Primero, comencemos con lo básico. La forma más sencilla es pensar en un tablero como una representación visual de datos.

Los datos sin procesar pueden ser difíciles de ver. Si bien los dígitos están allí, generalmente son imposibles de procesar y comprender. Por lo tanto, hemos de convertir los datos “crudos” en información (sí, ¡son dos cosas diferentes!) creando diferentes gráficos, tablas y otros elementos visuales que sean mucho más fáciles de comprender y utilizar.

No hace falta decir que los dashboards tienen una amplia gama de uso, desde contabilidad o gestión de proyectos hasta comercialización o ventas.

Por ejemplo, si tienes una aplicación bancaria seguramente habrás visto una pestaña que divide todos tus gastos mensuales en diferentes categorías y los muestra en forma de un gráfico circular colorido, ¿verdad? Entonces, este es uno de los posibles ejemplos de un dashboard. Si agregas algunos objetivos, las cuentas vinculadas de tu familia y los datos históricos para rastrear el progreso, ahorros y compras impulsivas invisibles y ¡felicidades! – estás totalmente metido en la visualización de datos y estás listo para aplicar estos nuevos conocimientos a tu negocio. ¿Por qué hacer eso?

Objetivos del dashboard de business intelligence 

Un panel de inteligencia empresarial (dashboard BI) gestiona la información mediante el seguimiento de los datos que son importantes para tu negocio. El panel de control proporciona una vista consolidada de todos los datos de toda la organización en paneles de control personalizados que juntan la información valiosa sobre el negocio. Puedes ver y analizar datos, mostrar los indicadores clave de rendimiento (KPIs) de las empresas, evaluar las métricas y generar información procesable.

Un buen dashboard te permite monitorear y medir el desempeño y los resultados de negocio. Las herramientas proporcionan acceso centralizado en tiempo real a los usuarios, permitiéndoles interactuar y evaluar la información, ayudándoles a tomar decisiones más conscientes basadas en datos.

¿Qué es lo que no podrías lograr sin un dashboard?

Bueno, aquí hay uno. ¿Alguna vez te enfrentaste a una situación en la que simplemente no pudiste encontrar los datos porque todos los excels, documentos y bases de datos se distribuyen por todos los departamentos y los ordenadores de tus empleados? Un tablero puede poner todos esos datos en el directorio único.

Entre otros beneficios hay:

  • Visibilidad mejorada

Los dashboards dan una mayor visibilidad con la información disponible siempre que sea necesario para garantizar que las empresas estén mejor posicionadas para responder a las condiciones cambiantes del mercado.

  • Eficiencia que ahorra tiempo

Con los dashboards ya no estás desperdiciando tiempo valioso generando informes desde múltiples sistemas. En cambio, los datos se extraen de una fuente centralizada y se muestran como una descripción visual fácil de interpretar.

  • Mejor pronóstico

Con una mayor comprensión del ciclo de compra de cada cliente, la demanda futura se puede predecir con mayor precisión utilizando información histórica. Las empresas pueden planificar de manera más efectiva las fluctuaciones de la demanda para el próximo ciclo comercial, estableciendo objetivos medibles y entregables para un mayor éxito.

  • Indicadores clave de rendimiento

Los paneles de BI obtienen datos de múltiples áreas que muestran la información como imágenes fáciles de entender en tiempo real. Esto proporciona a los gerentes una visión general de los KPIs actuales para evaluar diferentes áreas de rendimiento mientras crean insights procesables.

  • Control de inventario

Con análisis y una visión en tiempo real de los detalles del inventario, el personal de ventas sabe qué artículos están en stock y dónde se encuentran. Los dashboards mejoran el control de inventario utilizando datos históricos detallados para optimizar las cantidades de suministro y la asignación de artículos en las tiendas y minimizar el riesgo de desabastecimientos.

  • Análisis de clientes en tiempo real

Con información precisa y en tiempo real sobre los comportamientos de compra de los clientes actuales, tienes una mejor oportunidad de lograr mayores tasas de retención y mayores ingresos. La información en tiempo real permite a los equipos de ventas concentrarse en los clientes correctos en el momento correcto, asegurando que los esfuerzos y actividades de marketing se centren en los clientes correctos.

  • Mejor toma de decisiones

Ya sea que proporcione informes y análisis para toda la organización o áreas funcionales de la empresa, un dashboard permite a las empresas analizar datos clave de forma rápida y meticulosa. La interactividad visualizada sirve para entregar cantidades abrumadoras de datos de una manera fácil de entender. Con la capacidad de identificar fácilmente lo que realmente significan los datos se pueden tomar mejores decisiones relevantes para el negocio.

Si estás listo para conocer el mundo de Business Intelligence, no lo dudes.

Sin embargo, antes de hacerlo, es esencial que primero sentar las bases adecuadas. Aquí hay algunas cosas que querrá hacer antes de comenzar en un tablero:

  • Importa tus datos a un Excel

Para crear un tablero, tus datos primero deben existir en una hoja de cálculo. Existen numerosas formas de hacerlo con más o menos complejidades, según dónde existan actualmente sus datos. Por lo tanto, la mejor opción es investigar cómo importar el formato de datos específico que tengas.

  • Limpia tus datos

Al trabajar con datos dentro de Excel, es importante que cada pieza de información tenga su propia celda. Si la hoja de cálculo existente es un poco confusa, tómate un tiempo para limpiarla y organizarla en las filas y columnas apropiadas. También es aconsejable deshacerse de errores tipográficos y posibles datos falsos.

Ahora también es un excelente momento para buscar cualquier información duplicada y eliminarla una vez detectada, porque cada fila de datos debe ser única para evitar el doble conteo.

¿Quieres una forma rápida de buscar duplicados? Resalta todo y luego haz un clic en el botón «Eliminar duplicados».

  • Configura tu libro de trabajo

Para crear un panel de control, necesitarás tres hojas (o pestañas) separadas dentro del mismo libro de Excel.

El primero ha de contener solo los datos sin procesar, crudos. El segundo es para los datos utilizados para crear los gráficos. Y el tercero es para los gráficos mismos.

  • Comprende tus requisitos

Básicamente, ten claro por qué necesitas el tablero en primer lugar. ¿Cuál es tu objetivo con este trabajo? ¿Necesitas monitorizar el progreso? Analizar el presupuesto? Identificar tendencias?

Hablaremos más sobre esto en la Parte 2 de nuestro artículo.

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