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Documentos

La nueva era de la gestión de documentos está aquí

14 de julio de 2021
HelloLead

En HelloMrLead tenemos varios clientes y varios documentos que necesitamos compartir con ellos a menudo. Aquí está una lista muy modesta de los archivos que enviamos en una semana y, por tanto, la base de nuestra gestión de documentos:

  • Copies para las campañas de outbound para validar
  • Copies para las plantillas de Pipedrive y otras herramientas de seguimiento
  • Presentaciones
  • Información sobre eventos, webinars, ofertas, etc.
  • Informes
  • Y más informes
  • BBDD – decenas de hojas de cálculo y tablas
  • Blacklists, Whitelists
  • Leads con sus puntos de scoring y la información de contacto

Logotipos actualizados, plantillas para los documentos de ferias de este año, nuevas remesas de fotografías de producto y capturas de pantalla, colecciones de vuestros proveedores, esos vídeos con los que vais a lanzar vuestra estrategia en YouTube o Instagram… Lo sabemos: cientos de materiales visuales y creativos que os darán el empuje definitivo con las nuevas campañas de marketing. Y para conseguir los mejores resultados, nada más eficaz que tenerlo todo ordenado y saber dónde encontrar cada archivo en cuanto se necesita.

Francamente hablando, para tener cualquier orden en todo esto, hay que ser una persona meticulosa y organizada o saber buscar la información en tu buzón de entrada en los correos. Por eso todo el mundo utiliza servicios en las nubes – Dropbox, Drive, servidores compartidos, etc.

¿Qué alternativas hay en cuanto a gestión de documentos?

A ver, las soluciones más habituales para el almacenamiento de los materiales online son las siguientes:

  • Google Drive
  • DAM (Digital Asset Management Software)
  • Otras soluciones a medida

El Drive parece una solución muy fácil y conveniente, ya que viene “preinstalada” con cualquier cuenta de Gmail y no hace falta tener muchos usuarios, contraseñas, programas. Encima, casi todo el mundo ya conoce sus funciones principales.

Por otro lado, tiene muchas desventajas:

  • La falta del acceso por roles. Si el documento tiene varios editores o colaboradores pudiera ser eliminado por uno de ellos. 
  • Es poco complicado el entendimiento del programa porque tiene muchas funciones, en muchos casos excesivos.
  • Es obligatorio el uso de internet.
  • La falta de automatización cualquiera.
  • Anonimidad de los lectores.

¿Qué es un DAM?

DAM corresponde a las siglas inglesas Digital Assets Management. Se trata de un proceso amplio, encargado de almacenar, catalogar y gestionar todos los recursos digitales de una empresa. Guarda una estrechar relación con la gestión de documentos.

En cuanto una empresa maneja un gran volumen de imágenes, vídeos, audios, logotipos y archivos compartidos en diferentes canales y plataformas, un sistema DAM es útil para mantener el control de todos esos materiales y asegurar que se transmite una imagen uniforme.

Sin embargo, muchísimas empresas se encuentran en esta situación y pueden necesitar un DAM. La clave de estos sistemas es la automatización, que permite ahorrar tiempos, costes y eliminar las redundancias y errores en las bases de datos, así como al enviar la información a otros canales o a otras personas o empresas (comerciales, almacén, vendedores, distribuidores…).

Ventajas

  • Manejan cualquier volumen. 
  • Facilitan el trabajo global. 
  • Eliminan redundancias y omisiones de datos.
  • Garantizan un elevado nivel de seguridad, eficiencia y privacidad, básico para dejar en manos de una herramienta toda la información de la compañía. Además, incluyen generación de copias de seguridad, historial de cambios y opciones de recuperación de datos pasados.
  • Ahorran almacenamiento.
  • Optimizan el acceso a los datos.

Solución recomendada para la gestión de documentos

Investigando el mercado, hemos encontrado soluciones para diferentes tipos de organizaciones: agencias de marketing visual, agencias de diseño, soluciones propias internas de las marcas grandes, PIMs (para productos físicos), etc. Desde nuestro punto de vista, hay una de las herramientas que merece la pena.

ShareDocView es una solución analítica, pero sencilla e intuitiva al mismo tiempo.

  • Se puede ver quién ha visto el documento
  • Te proporciona analítica sobre cuánto tiempo han pasado en cada página
  • Puedes obtener leads (correos electrónicos de las personas que han abierto el link)
  • Crear los links diferentes para cada tipo de público (cada persona o canal de distribución) y eliminarlas (junto con el acceso) en cualquier momento
  • Crear la marca de agua
  • Acceso por roles (configura quién puede ver, editar, gestionar, copiar, etc.)
  • Creación de carpetas para tu equipo, para los archivos favoritos, etc.
  • Seguridad
  • Precio competitivo

Otras soluciones para tu gestión

Libris es la librería de imágenes y vídeos más accesible y sencilla de usar. Su implementación es muy rápida y admite personalización.

Cumulus, es muy útil para equipos que trabajen en Adobe InDesign, sobre todo en diseño de catálogos, folletos y materiales de marketing, ya que permite conectar directamente archivos y plantillas de metadatos de la base DAM con InDesign, WordPress, Dropbox y redes sociales.

Webdam pertenece a la compañía Shutterstock y es famosa por su base de recursos visuales de pago.

Brandfolder es un sistema enfocado a la categorización de los media assets según su uso: por ejemplo, pueden visualizarse los materiales según la segmentación del mercado de una o varias marcas a la vez: sectores de población, edad, intereses… 

En resumen

En el mercado existen herramientas adaptadas a cualquier perfil de empresa, y data management sistemas escalables que se adaptan al volumen de datos y necesidades de pequeñas, medianas y grandes compañías.

Contar con una base de datos centralizada y automatizada es el objetivo básico de cualquier empresa que empiece a crecer o se haya consolidado. Y para conseguirlo no es necesario un gran número de herramientas. Según las necesidades de tu negocio, puedes acceder a todas las funciones que buscas desde una sola plataforma.

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