La tecnología y en especial la robótica ha llegado para adaptarse a todas las empresas, hoy te contamos un poco más sobre como implementarla y porqué debería ser parte de tu compañía.
1. ¿Cómo puedes mejorar tu empresa gracias a la automatización de tareas?
La automatización de procesos es ya una realidad que forma parte de las empresas. En 2017 Statista publicaba un estudio que revelaba que el 52% de los directivos pensaba que este tipo de proceso mejoraba el funcionamiento de las compañías gracias a la mecanización de algunas tareas.
Han pasado años desde entonces con una pandemia, y en ese periodo que ha acelerado el desarrollo empresarial del formato digital. ¿Sigues pensando que no necesitas automatizar ningún proceso?
Un estudio de McKinsey & Company revela que las compañías podrían automatizar ya el 45% de sus procesos de compra, por ello, si ya has puesto esta propuesta sobre la mesa más de una vez, este es tu artículo.
Además de la estandarización de los procesos de compra, el 51% ya utiliza la automatización de marketing en sus empresas y más de la mitad planea implantar este tipo de tecnología.
Como ves, es un proceso que ha llegado a todos los sectores y se está expandiendo cada vez más, según una encuesta realizada por Research and Markets el tamaño de la automatización en el mercado alcanzará en 2027 los 8.420 millones de dólares.
Con la llegada de la pandemia la necesidad de automatizar ha crecido, los negocios necesitan cada vez más automatizar procesos para organizar su empresa, sobre todo en estos tiempos que corren en los que la digitalización es esencial.
2. ¿Cuáles son sus ventajas?
No hay que decir que el objetivo de la automatización es obtener mayor rendimiento y organización en las empresas, esto es un hecho, pero, ¿cómo puedes beneficiarte en otros ámbitos?
- Estandarizar procesos = mayor eficiencia.
- Reducción de tiempo y gastos.
- Mejor precisión y rendimiento de las tareas de tus profesionales.
- Menos probabilidad de error.
- Control sobre los resultados.
- Aumento de la satisfacción del cliente.
- Mayor colaboración entre el equipo.
3. Algunas desventajas
También existen desventajas relacionadas con la automatización, a continuación te puedes encontrar algunas que debes tener en cuenta:
- Cuando hay muchas suscripciones y cobros automatizados, es común olvidar cancelar algo que ya no estás utilizando.
- Revisión de suscripciones cada cierto tiempo.
- Resistencia del personal para automatizar tareas.
- Saturación por la utilización de demasiados programas.
4. ¿Para qué sirve?
Vivimos en un mundo globalizado en el que existen infinitas opciones para una necesidad, por ello, no podemos conocer realmente a nuestro competidor, esto da lugar a una mayor indecisión por parte del consumidor.
Mediante la automatización podemos seguir creciendo y que el cliente se incline por nosotros, con la reducción de tareas rutinarias los profesionales pueden enfocarse en áreas más importantes que hagan mejorar a la empresa.
Además, si tienes en cuenta la internacionalización de las empresas la competencia crece y gracias a la automatización vas a poder estar más cerca de tu cliente. Esto ayudará a que puedas expandirte en muchos más países.
5. Mejores herramientas a utilizar
A continuación, te dejamos una lista de las mejores herramientas si tu objetivo es automatizar tu negocio:
- Hootsuite – gracias a esta herramienta podrás automatizar las redes sociales y programar el momento en el que quieres compartir imágenes o videos.
- Workproject – se enfoca principalmente en la medición de proyectos, lo que da lugar a la gestión de tareas y controlar las cargas de trabajo.
- Bizneo HR – dirigido al departamento de recursos humanos ya que ayuda a gestionar los perfiles de la empresa (horarios, tareas, vacaciones, organigrama o turnos entre otros).
- Hubspot – dirigido a la gestión de leads, marketing, ventas y atención al clientes. Es un CRM que te ayudará obtener crecimiento de ventas, eficiencia del equipo y rapidez de ejecución de proyectos.
- Mailchimp – gracias a este programa harás que tus clientes interactúen con el envío de correos electrónicos y obtén crecimiento en tu negocio con esta plataforma.
- Zapier – este producto permite a los usuarios integrar las aplicaciones web que se utilizan día a día. El automatizar acciones te ayudará a ahorrar tiempo y unificar tareas diarias en una misma aplicación.
- Autopilot – en esta plataforma encontrarás todos los datos de tus clientes, audiencias, canales de marketing y análisis.
- Marketo Engage – este programa se basa en el desarrollo de la automatización en el marketing, SEO y content.
- Zerys – se basa en la producción y planificación de contenidos para encontrar los mejores talentos de escritura, creación de blogs documentos o libros.
6. Automatiza tu empresa
Si estás interesado en implementarlo en tu empresa, continuación, te dejamos los pasos a seguir para ponerla en marcha:
- Examinar oportunidades de automatización
Lo primero y esencial es examinar todos los departamentos de tu empresa, con este análisis podrás ver donde se puede implementar la automatización y cómo beneficiarte de ella. Aquí debes valor tareas apropiadas, profesionales que se verán afectados o el impacto que tendrá.
- Medir tiempos
Para implantar este sistema debes conocer cuánto tiempo dura cada tarea, si vas a comprar algo, investigas sobre ello, ¿no? Cuando vas a realizar un proceso de automatización en una empresa debes hacer igual.
Una vez que conoces los tiempos establecidos para cada tarea, podrás establecer cuáles necesitan y cuáles no.
- Análisis de proyectos
Debes hacer un análisis exhaustivo tanto de forma interna como externa para conocer cuál es tu alcance a nivel empresarial, además, es aconsejable contratar a una persona experta en este ámbito para realizar el proceso de forma correcta.
- Business Case
Para que el proceso funcione debe adaptarse al desarrollo de la empresa, por ello, es importante conocer y localizar cuáles son las debilidades que puede ser solucionadas mediante automatización.
Para realizar este proceso puedes utilizar la información de las métricas para determinar si tendrán éxito.
- Definir el modelo operativo
Es fundamental asegurarte que tu empresa podrá resistir todo el proceso tanto a nivel de recursos como de responsabilidades, hasta llegar a la automatización total es necesario realizar seguimientos y designar a una persona encargada para ello.
- Identificar a los proveedores
Si nunca has realizado este proceso lo mejor es que te rodees de los mejores, una vez que tengas determinados los pasos anteriores debes ponerte en contacto con otras empresas que lleven a cabo este proceso de automatización, este paso dependerá del nivel de dificultad que tiene tu negocio para automatizarse.
- Planificar la hoja de ruta
Este paso es fundamental para poner en marcha el sistema de automatización, si vas a realizar una prueba antes de implementarlo en tu empresa es importante que determines el tiempo que va a durar.
Además, debes tener al día a todas las partes activas para que se adecuen al proceso tecnológico, si vas a poner en marcha el proceso es fundamental que establezcas diferentes puntos:
- ¿Por qué se está realizando este proceso?
- ¿Qué se espera alcanzar?
7. Plan de digitalización
Tal importancia tiene la automatización hoy día que el Gobierno ha incluido en la Agenda Digital España 2025, este se basa en la digitalización de las pymes entre sus prioridades.
Entre las áreas a desarrollar se encuentra el comercio electrónico, la nube o el análisis de big data, estas empresas pueden necesitar ayuda a la hora de desarrollar la digitalización y automatización de sus funciones.
Los objetivos que se proponen en esta Agenda son los siguientes:
- Implantación de programas básicos para el desarrollo de la digitalización mediante las asociaciones público-privadas.
- Impulsar la formación empresarial, transformación, productividad en las pymes.
- Fomentar la creatividad y el emprendimiento en el mercado digital para que puedas aprovechar oportunidades verdes.
- Programas de digitalización en el sector del turismo y el comercio para la implementación de programas ambientales.
- Reducir la brecha de género en el sector digital.
Estas medidas tienen una inversión de 3.000 millones de euros que ya está en marcha, algunas de las herramientas que están en el plan de desarrollo son las siguientes:
- Digitalización de las administraciones públicas.
- Desarrollo digital de los procesos internos.
- Factura electrónica.
- Implementación del eCommerce en las pymes.
Como ves la automatización y digitalización de las empresas está al alcance tanto de pequeñas como grandes, valora los pros y los contras del desarrollo de este proceso para saber si se adaptaría en su totalidad para tu compañía.
Si quieres realizar este proceso y no sabes cómo hacerlo solo debes seguir estos pequeños pasos, o ponerte en manos de un experto, recuerda que así tendrás mucha más productividad y eficacia.