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Desde Hellomrlead hemos observado paso a paso lo costoso que es lograr una reunión comercial, no solo de esfuerzo sino concretamente de dinero. Somos expertos en generar reuniones comerciales. Y para ser más eficientes, hemos desgranamos paso a paso el proceso para medir el coste en horas y su conversión.

 

Actualmente un comercial en una empresa PYME tiene un coste de empresa medio que oscila entre los 40k y 70k anuales, sin contar otros costes como beneficios y compensaciones o desplazamientos y dietas en viajes de trabajo. Además, trabajan en torno a 22 días laborables al mes en un periodo de 11 meses. En total, 242 jornadas de trabajo aproximadamente, en las que suponemos que su principal cometido es cerrar ventas. Solemos establecer un objetivo de ventas, una cifra cuantitativa por la que mediremos su desempeño y por la que recibirá una retribución extra, ya que los 40-70k que comentábamos son solo el salario base.

 

Contrata menos y ahorra

Para contextualizar y poder ver un caso de uso fácilmente, utilizaremos el ejemplo de un comercial llamado Marcos. Él tiene un salario negociado con la empresa de 50k anuales + 40k de incentivos. Eso para la empresa supone un gasto anual de aproximadamente 62k, solo de salario base.

Marcos se dedica a vender una solución informática (llave en mano) cuyo ticket medio es de 20k anuales para aquella empresa que decida comprarla. La empresa de Marcos, ACME Company, ha decidido poner un objetivo anual a Marcos para su primer año en la empresa de 500k. 

Eso se traduce en 25 ventas efectivas en un año, que al aplicar los días trabajados reales, acabarán siendo 25 ventas efectivas que deberían materializarse a razón de 2,27 ventas por mes. A Marcos, su director comercial le ha dicho que el ciclo de venta es de apenas 45 – 60 días desde que se presenta la oferta, pero no tiene ni idea del tiempo que lleva desde que empieza a prospectar hasta que llega a la fase de presentación de oferta.

 

El comienzo

Marcos ha empezado el día 2 de enero a trabajar ilusionado y se pone a prospectar, a buscar entre las BBDD de la empresa oportunidades o contactos que pueda retomar, incluso trae su propia cartera de contactos del sector. Podría dedicar su tiempo el primer mes a cuatro grandes tareas:

  • Crear BBDD sobre las que trabajar que debe depurar y enriquecer (35%)
  • Hacer introducciones vía mail y LinkedIn (40%)
  • Contestar a todos aquellos que le dan “bola” vía mail y LinkedIn (20%)
  • Reportar sus actividades sobre las diferentes cuentas en el CRM (5%)

Esto se corresponde con lo que comúnmente se conoce como prospección. Y tenemos personas dedicadas a sólo estas cuatro tareas a jornada completa.

El segundo mes de nuevo lo sigue dedicando a “sembrar” (repetir las tareas del mes pasado) y:

  • Llamar a todos aquellos que abrieron sus correos pero no contestaron (30%)
  • Contestar a todos aquellos que empezó escribiéndoles el mes pasado (10%)
  • A hacer sus primeras reuniones (10%)

Las tareas de esta fase en Hellomrlead las ejecuta un Sales Development Representative (SDR) a jornada completa.

 

Optimizar tiempos

Afronta su tercer mes y mientras sigue “sembrando” , “prospectando” y cualificando oportunidades (las nuevas tareas que empezó a realizar el pasado mes) por fin realiza la tarea por la que se le contrató que le llevará a lograr el objetivo deseado:

  • Realizar ofertas comerciales (10%)

Pero está al cierre de su primer trimestre y revisa su camino recorrido:

  • 8 ofertas comerciales realizadas
  • 0 ventas
  • 3 meses consumidos de sus 11 meses efectivos de venta que tiene
  • A este punto del trimestre si las ventas fueran un hecho aritmético o algo lineal debería llevar mínimo 6 ventas

 

Esta situación no se alinea con los tiempos adecuados que debería trabajar Marcos para lograr el objetivo deseado. Si analizamos su distribución de tareas y el tiempo asignado, apenas el 10% de todo su tiempo lo ha dedicado a realizar ofertas comerciales que impliquen hablar realmente con el decision maker, plantearle soluciones a los problemas del potencial cliente y generar una oportunidad real de venta.

 

Rentabilidad

Se termina su periodo de prueba que era de 3 meses, para luego poder obtener un contrato indefinido y el CEO de la empresa hace cuentas.

Marcos le cuesta 62k anuales a la empresa, eso significa 32€ por hora (62.000€ entre 242 jornadas efectivas de trabajo a 8 horas). 

De momento, durante estos 3 meses, ya se han invertido 16.896€ para lograr 8 ofertas comerciales y ninguna venta. Si sigue por este camino, sin duda no se cumplirán los objetivos de 25 ventas, es aritméticamente imposible.

En 8 meses (descontando vacaciones de verano) no se podrán realizar 25 ventas a menos que se paraleliza esfuerzo comercial y se focalice a Marcos en generar ofertas, y no 8 sino 16 ofertas al mes. Algunos lo llaman Sales Forecast o Predictive Sales, pero es en realidad pura matemática.

 

Divide y gana

Un cliente es un fruto que nace (prospección), se desarrolla (cualificación) y madura (venta) y en cada una de sus etapas debería tener un perfil distinto en la empresa que lo cuide y acompañe en su proceso natural de maduración. Esto es lo que define el coste de adquisición de una oportunidad, con los números que hemos visto antes de Marcos, esos 8 presupuestos han costado 2.112€ cada uno.

 

¿Cómo se puede disminuir ese coste?

Ahora supongamos un escenario alternativo:

  • Marcos se encarga solo de generar ofertas comerciales y realizar seguimiento de las mismas, así como del cierre.
  • El CEO de ACME Company dispuso un equipo de personas a un coste de aproximadamente 3.000€ al mes para que ayudara a Marcos a generar 16 ofertas comerciales durante estos 3 meses.
  • Ese equipo se encarga de generar las BBDD, enviar mensajes vía email y LinkedIn, además de hacer seguimiento telefónico para agendar reuniones para Marcos.
  • Marcos ha costado los mismos 16.896€ y la empresa contratada 9.000€, es decir, 25.896€ en total.
  • Sin embargo, al dividir los 26.000€ invertidos entre las 16 oportunidades, el coste por oportunidad ha sido de 1.619€ en total.

El ahorro es significativo, pero además el ciclo de venta (entre 45 y 60 días) para el mes de septiembre nos debemos orientar a cerrar todas las ofertas presentadas. De esta manera el peso de ofertas presentadas sin duda Marcos si quiere cerrar su cupo de 500k, está concentrado en el segundo y tercer trimestre. Y ahí es donde el apoyo a Marcos por este equipo de prospección y cualificación cobra más sentido por que le da velocidad y capacidad de foco.

 

El impacto de un equipo como HelloMrLead para cerrar visitas comerciales

En el segundo trimestre este tándem de empresa externa y Marcos han conseguido estas cifras propias de la inercia comercial:

  • 22 ofertas comerciales. (+35% de ofertas presentadas que el trimestre anterior)
  • 8 de las ofertas presentadas el trimestre anterior se han cerrado (50% de lo presupuestado)
  • 2 se han pospuesto para finales de año (12,5%)
  • 6 se han perdido (37,5%)

 

Si esta simple progresión sigue para el tercer trimestre:

  • 29 ofertas comerciales presentadas
  • 11 de las ofertas presentadas el trimestre anterior se han cerrado (50% de lo presupuestado)
  • 6 se han pospuesto para finales de año
  • 9 se han perdido

 

Llegamos al último trimestre de Marcos. Ha logrado 19 propuestas ganadas de las 25 que le habían dado como referencia para lograr su objetivo de ventas. Está a solo 6 más de lograrlo y ha acumulado en la recámara 8 propuestas que le dijeron que se cerrarán a finales de año. Su probabilidad de lograr el objetivo, sin contar las ventas de última hora oportunísticas por una cuestión de presupuesto libre de asignación, es mucho más alta.

 

Resumiendo

Veamos entonces el resultado final:

  • Ingresos obtenidos por las empresas 500k
  • Cumplimiento del objetivo comercial 100%
  • Gastos externos de apoyo comercial 36k
  • Salario y bonus de Marcos 90k + gastos de empresa
  • +50 ofertas presentados a razón de un 50% de conversión a venta

 

Conclusiones

Hay tres dichos que aplican perfectamente a este caso propuesto:

  1. Zapatero a tus zapatos. Se contratará a un comercial para que haga presupuestos y cierre ventas. 
  2. Quien mucho abarca poco aprieta. Si un comercial dedica solo un 10% de todo su tiempo a presentar ofertas ¿cómo se espera que logre el 100% de su objetivo de venta?
  3. Fruta, poca y bien madura. Si un comercial se concentra en hacer un correcto seguimiento de 50 oportunidades, es muy probable que logre un 50% de conversión, pero para ello debe dedicar el tiempo a cualificar, entender bien las necesidades del cliente y preparar ofertas con sentido y bien orientadas.

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